Asystentka Personalna/Asystent Personalny - organizacja sekretariatu Prezesa/Dyrektora

DLA KOGO

Szkolenie skierowane jest do Asystentek/Asystentów na poziomie Executive/Personal:

• rozpoczynających pracę z osobą zarządzającą
• mających nieduże doświadczenie zawodowe w tym obszarze
• z pewnym doświadczeniem zawodowym, ale które jeszcze nie były na tego typu szkoleniu

CZEGO DOWIESZ SIĘ NA SZKOLENIU?

• jak współpracować oraz zapewniać komfort pracy osoby zarządzającej
• jak efektywniej wykorzystywać swój czas
• jak efektywnie wykorzystać możliwości outlooka
• jak zarządzać pocztą e-mail - własną oraz przełożonego
• jak planować i zarządzać spotkaniami, w których bierze udział przełożony
• jak przygotowywać najczęściej występujące typy pism w sekretariacie
• jak sporządzać notatki ze spotkań
• jak zarządzać przepływem informacji w sekretariacie
• jak monitorować rozmowy telefoniczne
• jak przygotowywać agendę podróży służbowej
• jak radzić sobie z trudnymi sytuacjami w pracy Asystentki
• jak pracują najlepsze Executive/Personal Assistants

PROGRAM

Współpraca i komunikacja w pracy Asystentki/Asystenta

• ustalanie zasad współpracy w zespole Asystentka-osoba zarządzająca
• budowanie wzajemnego zaufania
• cykliczne spotkania z przełożonym - jak często, co na nich omawiać
• pozyskiwanie informacji, zadawanie pytań
• zasady przekazywania i przyjmowania informacji
• polityka prywatności

Organizowanie i kontrola codziennych obowiązków, czyli jak zwiększyć własną efektywność?

• rutyna i rytuały w pracy Asystentki
• krzywa wydajności a Twoja efektywność w trakcie dnia pracy
• hierarchia ważności spraw, ustalanie priorytetów
• ustalanie dnia pracy
• ochrona własnego czasu
• ochrona czasu osoby zarządzającej
• natłok zadań, zadania skomplikowane - jak sobie radzić?
• prokrastynacja, czyli jak sobie radzić z odwlekaniem wykonania zadań/własnym i współpracowników/

Organizacja spotkań służbowych przełożonego - najlepsze praktyki

• podstawowe zasady umawiania spotkań
• zaproszenie na spotkanie
• przygotowanie przełożonego do spotkania, czyli jak zwiększyć efektywność podczas samego spotkania?
• organizacja spotkania
• agenda spotkania - co powinna zawierać
• savoir-vivre i obowiązki Asystentki podczas wizyty gości i Klientów w biurze
• "minutki" - czyli jak sporządzać notatki ze spotkań - warsztat
• spotkanie zakończone i co dalej?
• jak ograniczyć udział przełożonego w spotkaniach

Zarządzanie przepływem informacji

Monitorowanie rozmów telefonicznych

• formuła powitalna
• kolejność łączenia
• anonsowanie rozmów
• filtrowanie rozmów
• umawianie spotkań
• trudne sytuacje - jak sobie z nimi radzić?
• bank przydatnych zwrotów

Zarządzanie dokumentami w sekretariacie

• przyjmowanie korespondencji skierowanej do przełożonego, jej wstępna analiza
• przygotowywanie i przedkładanie dokumentów do dekretacji i podpisu
• zasady przygotowywania najczęściej występujących rodzajów pism /zaproszenia, gratulacje itp/
• porządkowanie, przechowywanie i archiwizacja dokumentów

Poczta e-mail

• zarządzanie własną skrzynką email - sortowanie i filtrowanie e-maili /MS Outlook/
• zarządzanie skrzynką przełożonego
• netykieta
• szablony wiadomości e-mail

Organizacja podróży służbowej - przygotowanie agendy dla Przełożonego, "check - list"

Programy i narzędzia przydatne w pracy Asystentki.

Dla każdej Uczestniczki szkolenia kubek Asystentki: "Problem? Nie! To zadanie do wykonania"

Szkolenie możemy również przeprowadzić w formie zamkniętej w miejscu i czasie dla Państwa dogodnym.

Więcej informacji na temat szkolenia zamkniętego udzieli Państwu Agnieszka Korach, agnieszka.korach@arkconsulting.com.pl, 22 4357002.