Korespondencja w biurze - zarządzanie skrzynką e-mail, tworzenie pism, obieg i archiwizacja dokumentacji biurowej

Dla kogo

Szkolenie skierowane jest do osób pracujących w kancelariach, sekretariatach oraz recepcjach jak również kierowników biur, office managerów.

Podczas szkolenia dowiesz się

• jak opracować instrukcję kancelaryjną, procedurę obiegu dokumentów
• jak ewidencjonować korespondencję przychodzącą i wychodzącą w formie "papierowej"
• jak zarządzać korespondencją e-mail
• jak postępować z dokumentacją biurową "papierową"
• jak długo należy przechowywać dokumenty
• jak opisywać segregatory i teczki
• jak porządkować dokumenty w segregatorach i teczkach
• jak przygotować dokumenty do przekazania do składnicy akt lub archiwum zakładowego
• jak przygotować najczęściej występującą dokumentację w sekretariacie
• jak prawidłowo zapisywać poszczególne elementy pisma
• jak przygotować notatkę ze spotkania, tzw. "minutkę"

Program

1. Podstawy prawne regulujące postępowanie z dokumentacją.

2. Rodzaje dokumentacji biurowej.

3. Obieg korespondencji w biurze:

• instrukcja kancelaryjna
• zasady przyjmowania i otwierania korespondencji
• zasady dołączania kopert do korespondencji;
• zasady rejestracji, znakowania i rozdzielania korespondencji
• systemy kancelaryjne /dziennikowy, bezdziennikowy, mieszany/
• Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
• ewidencja przesyłek kurierskich
• zasady wysyłania korespondencji
• elektroniczny obieg dokumentów

4. Zarządzanie korespondencją e-mail:

• zarządzanie własną skrzynką email - sortowanie i filtrowanie e-maili /MS Outlook/
• zarządzanie skrzynką osoby zarządzającej

5. Przechowywanie i archiwizacja dokumentów:

• systemy porządkowania dokumentów bieżących na stanowisku pracy
• układ dokumentów w segregatorze
• opisywanie teczek i segregatorów
• warunki i czas przechowywania dokumentów, kategorie archiwalne
• procedura przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego/składnicy akt

6. Tworzenie korespondencji:

• rodzaje pism występujących w sekretariacie
• elementy pisma - zasady, pisownia, miejsce zapisu
• zasady redagowania najczęściej występujących rodzajów korespondencji /wewnętrznej i zewnętrznej/
• zasady tworzenia notatek ze spotkań
• netykieta - zasady tworzenia korespondencji e-mail

Szkolenie możemy również przeprowadzić w formie zamkniętej (stacjonarnej lub on-line) w miejscu i czasie dla Państwa dogodnym.

Więcej informacji na temat szkolenia zamkniętego udzieli Państwu Agnieszka Korach, agnieszka.korach@arkconsulting.com.pl, 22 4357002.