Profesjonalny sekretariat. Organizacja pracy i budowanie pozytywnego wizerunku firmy/instytucji.

DLA KOGO

Szkolenie skierowane jest do Asystentek i Sekretarek, które rozpoczynają pracę w sekretariacie lub/i mają nieduże doświadczenie w tym zakresie.

PODCZAS SZKOLENIA

• poznasz zasady współpracy z osobą zarządzającą oraz osobami strategicznymi

• dowiesz się, jak budować wizerunek poprzez właściwe zastosowanie zasad etykiety formalnej i nieformalnej w sekretariacie

• nauczysz się radzić sobie w trudnych sytuacjach

• dowiesz się jak organizować profesjonalne spotkania biznesowe

• dowiesz się jak przyjmować gości w firmie

• dowiesz się jak powinien wyglądać sprawny obieg dokumentów, jak je przechowywać i archiwizować

Program

Etykieta biznesu w pracy Asystentki/Sekretarki

• główne zasady etykiety w relacjach służbowych /powitanie, podawanie ręki, przepuszczanie w drzwiach, sposób zwracania się do innych itp./
• reguły etykiety zawodowej w codziennej pracy w sekretariacie – w relacjach z przełożonymi, współpracownikami, klientami, osobami z zewnątrz

Przyjmowanie gości

• czego oczekuje gość od pracownika sekretariatu
• kolejność obsługi
• powitanie gości
• anonsowanie wizyty osobie zarządzającej
• odprowadzenie do drzwi/sali konferencyjnej/gabinetu/szatni
• serwowanie napojów /w gabinecie i sali konferencyjnej/
• pożegnanie gościa/gości
• zachowanie Asystentki/Sekretarki podczas wizyty gości
• typologia trudnych sytuacji podczas wizyty gości w firmie i jak sobie z nimi radzić
• "gotowce", czyli przydatne formuły, zwroty i określenia

Organizacja spotkań

• podstawowe zasady umawiania spotkań
• zaproszenie na spotkanie - jak powinno wyglądać?
• organizacja spotkania
• agenda spotkania - co powinna zawierać?
• spotkanie zakończone i co dalej?

Monitorowanie rozmów telefonicznych

• telefoniczna etykieta
• etapy rozmowy
• powitanie przez telefon
• anonsowanie i łączenie rozmów
• pozyskiwanie i udzielanie informacji przez telefon
• trudne sytuacje przez telefon – jak sobie z nimi radzić,  przydatne zwroty

Dokumenty firmowe

• instrukcja kancelaryjna
• przyjmowanie i wysyłanie korespondencji
• porządkowanie dokumentów – główne systemy
• opis teczek i ich zawartości
• przechowywanie i archiwizacja dokumentów – główne zasady
• netykieta
• korespondencja pisemna – układ graficzny, sposób zapisywania poszczególnych elementów

Trudne sytuacje w sekretariacie i jak sobie z nimi radzić

Szkolenie realizujemy również w formie zamkniętej - w miejscu wskazanym przez Klienta i/lub on-line.

Kontakt: Agnieszka Korach
e-mail: agnieszka.korach@arkconsulting.com.pl, tel.: 22 4357002